El procés de gestió de documents.
Una oportunitat per al control de costos i la transformació empresarial
Introducció
- Alleugerir l'estructura de costos.
- Els documents com a oportunitat.
- Millorar la rendibilitat, la productivitat i la retenció dels clients.
Totes les empreses tenen en compte la seva estructura de costos i tracten per tots els mitjans d'alleugerir-los, sobretot aquells que tenen més pes, per tal de fer-se més competitives.
El món de la gestió de documents ofereix una oportunitat de desvetllar un important pou de recursos corporatius.
Segons els resultats d'una enquesta feta per la consultora IDC, els executius passen el 45% del seu temps manejant documents i el 82% creuen que els documents són vitals per al bon funcionament de la seva organització.
La majoria de les empreses no tenen un coneixement clar sobre quant gasten anualment en el manteniment i la producció dels seus documents. És més, ni tan sols posseeixen aquestes dades per poder-les analitzar.
Això suggereix que la majoria de les empreses europees es troben en un profund estat d'immobilisme quant als seus processos documentals, que, a més d'afeblir la seva capacitat de prendre decisions, també evidència el fet que alguns processos documentals desconegut o mal interpretats poden allotjar importants deficiències en l'estructura i funcionament del negoci.
La innovació tecnològica ja no és suficient. Cal que les empreses siguin innovadores en la seva forma de treballar. Han de transformar i impulsar els seus processos per millorar la productivitat i augmentar l'eficàcia i l'eficiència.
Les empreses són majoritàriament conscients de la importància dels documents per a les seves operacions i de la necessitat de gestionar correctament l'entorn documental. Ara bé, potser no són prou conscients de les possibilitats d'obtenir avantatges immediats i potencials quant al cost i els beneficis que tenen al seu abast.
Les mateixes dades de l'enquesta de l'IDC ens revelen que el 70% de les empreses creu que una gestió de processos documentals pobre pot repercutir sobre l'agilitat de les operacions i el 82% creu que els documents resulten essencials per al funcionament satisfactori de l'empresa.
El clima empresarial actual s'impulsa per la rendibilitat, la productivitat i la retenció dels clients, i sobretot per la necessitat de conservar un avantatge competitiu i controlar els costos. La majoria de les organitzacions busca solucions que van des de l'enginyeria de recursos i solucions tecnològiques fins a diverses formes de subcontractació, per tal d'assegurar-se la qualitat, impulsar l'eficiència i controlar les despeses.
Les pressions d'augmentar el benefici, millorar la productivitat i estalviar diners, alhora que s'augmenta la qualitat i la retenció dels clients i es guanya en nivell de competitivitat són els factors crítics del negoci.
Hi ha empreses que han recorregut a limitar la despesa discrecional i han engegat processos d'aprovació més controlats per a les decisions financeres. Aquests mesures, tot i ser correctes, poden actuar a la cultura de l'organització i afectar la moral i la motivació dels treballadors.
En aquest punt, caldria fer-se la pregunta següent: Quins processos i àrees de pràctica d'una organització es poden examinar per obtenir un estalvi de despeses eficaç i una millora de la productivitat potencial, sense que els valors ni l'agilitat de la companyia no es vegin amenaçats?
La resposta pot estar en un àrea de crítica del negoci que fins ara la majoria de les empreses han ignorat, és a dir, ELS PROCESSOS DE GESTIÓ DE DOCUMENTS.
Identificació del cost del document
- El 15 % dels ingressos d'una organització.
Si definir un document resulta prou difícil, a moltes organitzacions els resulta gairebé impossible identificar els costos associats amb totes les activitats relacionades amb els documents.
Un estudi de l'empresa consultora IDC calcula que, com a mitjana, els costos de documentació anuals representen entre el 5 i el 15% dels ingressos d'una organització.
El procés actual de documents
- L'oxigen de l'organització.
- Diverses activitats.
Tal com hem comentat més amunt, els documents són l'oxigen d'una organització, però la majoria de les empreses no tenen una visió clara de com s'administren ni de quant valen.
Els processos de gestió de documents són difícils d'identificar. La raó és evident: el gran nombre d'activitats que els conformen. Amb tot, podem identificar-ne alguns:
Creació de documents.
Captació de documents.
Gestió de documents / contingut.
Gestió de producció.
Producció i elaboració de documents.
Distribució i el fet de compartir documents.
Indexació de documents.
Cerca / recuperació de documents.
Suport / gestió d'equip per a documents (impressores, fotocopiadores, etc.).
Cal recordar que el procés de gestió de documents no és cap llista de processos disgregats i desconnectats uns dels altres, sinó que la majoria de les activitats estan relacionades entre si. Qualsevol document que es capturi s'ha d'emmagatzemar, indexar per a la seva cerca i recuperació en el futur. Per això és vital que els processos d'emmagatzematge i de recuperació estiguin alineats de manera correcta.
Com podem canviar
- Els processos de gestió de documents són una font de guanys potencials, de productivitat i d'estalvi de costos
La reenginyeria dels processos comercials per aportar estalvi de costos conjuntament amb els guanys d'eficàcia i de productivitat és la finalitat de totes les empreses. En aquest escenari és on els processos de gestió de documents cobren una rellevància important, ja que poden suposar una font de guanys potencials en productivitat i un estalvi de costos.
La qüestió rau a saber quins són els passos per examinar els actuals costos dels processos de gestió de documents i on hi ha possibilitats de millora.
- Esbrinar amb certesa quins costos es controlen.
- Crear consciència del cost dels documents.
- Examinar àrees de costos ocults.
- Establir quins costos ocults es poden quantificar.
- Examinar els processos de gestió de la cadena de compra i subministrament de documents.
- Comprovar la velocitat de canvi en el negoci i la velocitat dels documents i la informació.
- Entendre quins documents necessiten accessibilitat constant i quin impacte té en el negoci aquesta activitat.
Conclusions:
- Avantatge competitiu a
Actualment es poden malgastar diners, treballar de manera ineficaç, reduir la productivitat, proporcionar un mal servei d'atenció al client i perdre oportunitats de vendes simplement a causa de la manera que s'administren els documents en una empresa. Ara bé, això no és el pitjor. El pitjor és que ningú de l'empresa no se n'adoni, d'això.
Mitjançant una estratègia correcta en els processos de gestió de documents, es poden obtenir guanys de productivitat força importants i millorar l'eficàcia. No obstant això, cal dir que qualsevol element que ofereixi la capacitat d'aprofitar el coneixement d'una organització, oferint als seus executius més dades vitals en les quals basar les seves decisions i presentar-les als clients haurà de poder oferir a qualsevol empresa guanys en productivitat, eficàcia i satisfacció dels clients.